Przy remoncie lub budowie kilku podwykonawców pracuje w różnym czasie. Jedna firma wystawia fakturę po etapie, druga po odbiorze całości. Gdy dokumenty nie są przypisane do zakresu i miejsca robót, inwestor traci kontrolę nad kosztami. Prosty rejestr zleceń może być wspólną podstawą dla kierownika projektu i księgowości.
Oznaczaj zakres przed rozpoczęciem
Każdemu podwykonawcy przypisz numer umowy, etapy, termin oraz sposób potwierdzenia wykonania. Do faktury dołącz właściwy protokół i informację o ewentualnych zmianach. Nie rozliczaj wyłącznie według nazwy firmy, jeśli prowadzi ona kilka projektów jednocześnie. Biuro opisuje monitoring płatności i uzgadnianie rozrachunków.
Przekazuj informacje o zatrudnieniu osobno
Własni pracownicy i zewnętrzne firmy nie są tym samym w wewnętrznym obiegu danych. Ustal, które dokumenty trafiają do obsługi kadrowo-płacowej, a które do rejestru dostawców. Każdy przypadek wymaga oceny umowy i aktualnych przepisów, dlatego nie opieraj się na samej nazwie dokumentu.
Raz w miesiącu porównaj projekt z finansami
Sprawdź, jakie etapy odebrano, jakie kwoty opłacono i które faktury czekają na wyjaśnienie. Przy większej liczbie realizacji warto ujednolicić format danych. Zakres współpracy z biurem rachunkowym w Radomsku można ustalić na podstawie konkretnego sposobu prowadzenia projektów.